Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

AxentraSystem AB, organisationsnummer 559574-8855, med säte i Stockholm, Sverige, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter som beskrivs i denna policy. Kontaktuppgifter framgår av avsnitt 11.

2. Vilka personuppgifter vi behandlar

Vi behandlar följande kategorier av personuppgifter:

• Användarkontouppgifter: namn, e-postadress, roll, organisationstillhörighet och inloggningsuppgifter.
• Arbetsorderdata: tilldelade arbetsorder, status, tidsstämplar, kommentarer och fotodokumentation som anställda laddar upp.
• Positionsdata (GPS): löpande positionsuppgifter för arbetsfordon från monterade fordonsenheter samt från mobilappen när föraren har en aktiv arbetspass.
• Körjournaldata: start- och slutpunkt för körningar, sträcka, hastighet, tändning på/av samt klassificering (tjänste- eller privatresa).
• Teknisk information: enhetsidentifierare (IMEI), mobilappens enhets-id, IP-adress, samt händelse- och felloggar.

3. Ändamål och rättslig grund

Personuppgifter behandlas för följande ändamål:

• Tillhandahålla tjänsten (planera, tilldela och följa upp arbetsorder samt fordonsanvändning). Rättslig grund: fullgörande av avtal med arbetsgivaren samt berättigat intresse.
• Lagstadgad körjournalföring i enlighet med Skatteverkets krav. Rättslig grund: rättslig förpliktelse.
• Drift, säkerhet och felsökning av tjänsten. Rättslig grund: berättigat intresse.
• Uppfyllande av rättsliga krav såsom svar på myndighetsförfrågningar. Rättslig grund: rättslig förpliktelse.

4. Lagringstid

• Körjournaldata bevaras i sju (7) år i enlighet med svensk bokförings- och skattelagstiftning.
• Arbetsorderdata bevaras i sju (7) år av samma skäl.
• Användarkonton bevaras så länge användaren är aktiv hos arbetsgivaren och raderas senast tre (3) månader efter avslutad anställning, om inte längre lagring krävs av lag.
• Tekniska loggar bevaras i högst nittio (90) dagar.

5. Mottagare och underbiträden

Personuppgifter behandlas av Axentra och av följande underbiträden, samtliga reglerade genom personuppgiftsbiträdesavtal:

• Supabase (databas och autentisering, EU-region).
• Vercel Inc. (webbhotell och leverans, EU-region).
• Hetzner Online GmbH (server för insamling av positionsdata, EU-region).
• Apple Inc. och Google LLC (tillhandahåller appdistribution och push-notiser).

Personuppgifter lämnas inte ut till andra parter utöver vad som krävs av lag eller behörig myndighet.

6. Överföring till tredje land

Tjänsten driftas i första hand inom EU/EES. Om överföring sker till tredje land sker detta endast med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller annan godkänd överföringsmekanism enligt GDPR.

7. Dina rättigheter

Du har rätt att:

• begära tillgång till de personuppgifter vi behandlar om dig,
• begära rättelse av felaktiga uppgifter,
• begära radering av uppgifter när rättslig grund för behandling saknas,
• begära begränsning av behandlingen,
• invända mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse,
• begära dataportabilitet, samt
• lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att behandlingen strider mot dataskyddsförordningen.

8. Säkerhet

Axentra vidtar tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter, däribland krypterad överföring (TLS), kryptering i vila för känsliga uppgifter, behörighetsstyrning per organisation och roll, samt loggning av åtkomst till känsliga uppgifter.

9. Cookies

Webbtjänsten använder endast nödvändiga cookies för inloggning och sessionshantering. Inga cookies används för marknadsföring eller spårning över andra webbplatser.

10. Ändringar i denna policy

Denna policy kan komma att uppdateras. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på denna sida. Väsentliga ändringar meddelas användarna via tjänsten.

11. Kontakt

Frågor om denna policy eller om behandlingen av dina personuppgifter besvaras av:

AxentraSystem AB
E-post: info@axentra.se