Så sparade ett större snöröjningsföretag över 15 timmar i veckan på administration
Ett växande snöröjningsföretag med 28 fordon hade stora problem med administration, otydlig uppföljning och många kundfrågor. Efter att ha infört Axentras digitala körjournal och planeringsverktyg sparade de över 15 timmar i veckan och fick betydligt bättre kontroll.
Problemet
Företaget hade vuxit snabbt och hade vid tidpunkten 28 fordon i drift under vintersäsongen. Trots tillväxten användes fortfarande samma arbetssätt som när de var betydligt mindre:
- Planering sköttes i Excel och via WhatsApp-grupper
- Förarna rapporterade utfört arbete muntligt eller med sms
- Det saknades tydlig och samlad dokumentation med tid och plats
- Kunderna ringde ofta och frågade om de hade varit på plats eller när de skulle komma
- Att sammanställa underlag till fakturering och uppföljning tog mycket tid efter varje runda
Den administrativa belastningen hade blivit ohållbar. Flera personer på kontoret lade sammanlagt många timmar varje vecka på att jaga information, svara på kundfrågor och sammanställa vad som faktiskt hade utförts.
Lösningen med Axentra
Företaget införde både Axentras digitala körjournal och planeringsverktyg för att skapa en gemensam struktur.
Så här fungerar det nu:
- Arbetsledaren planerar och fördelar jobb direkt i systemet
- Förarna ser sina uppdrag i mobilappen och dokumenterar utfört arbete med foto och anteckning
- GPS registrerar automatiskt tid, plats och körsträcka
- All information samlas på ett ställe och kan snabbt plockas fram vid kundfrågor eller fakturering
- Kontoret har realtidsöverblick över var fordonen befinner sig och vilka jobb som är klara
Resultat
Efter införandet av Axentra har företaget sett tydliga förbättringar:
- Över 15 timmars tidsbesparing per vecka på administration och uppföljning
- Kraftigt minskat antal kundsamtal som handlar om “har ni varit här?”
- Snabb tillgång till konkret dokumentation (tid, plats och foto)
- Bättre överblick under pågående snöfall
- Automatisk digital körjournal som uppfyller Skatteverkets krav
- Mindre stress både på kontoret och bland förarna
Citat från VD:
”Innan lade vi alldeles för mycket tid på att leta information och svara på samma frågor om och om igen. Nu finns det mesta redan dokumenterat i systemet. Vi sparar mer än 15 timmar i veckan och kan lägga tiden på att styra verksamheten istället.”
Sammanfattning
Genom att gå från Excel, WhatsApp och manuell rapportering till Axentras kombinerade lösning för körjournal och planering fick företaget både bättre kontroll och en tydlig tidsbesparing. Systemet har blivit ett centralt verktyg i den dagliga driften, särskilt under perioder med hög belastning.
Vanliga frågor
Hur mycket tid sparar företaget egentligen?
De uppskattar att de sparar över 15 timmar i veckan på administration, uppföljning och hantering av kundfrågor.
Fungerar lösningen även när det är många fordon igång samtidigt?
Ja. Systemet ger överblick över samtliga fordon och jobb, vilket är särskilt värdefullt när belastningen är hög under snöfall.
Vad var den största förändringen för kontoret?
Att de inte längre behöver jaga information från förarna. Dokumentationen kommer in automatiskt och kan snabbt plockas fram vid behov.
Behövde de utbilda personalen mycket?
Nej. Förarna behövde främst lära sig att dokumentera jobben i appen, vilket gick snabbt att komma igång med.