Elektronisk körjournal: så fungerar den och så väljer du

Det här kan du göra i Axentra

I Axentras översikt kan du orientera dig bland fordon, förare och körningar. I fordonsvyn fyller du i registreringsnummer, mätarställning och biluppgifter. Du kan också ange serviceintervall och välja ägare så att resorna skrivs på rätt person.

Under Körjournal hittar du resorna och kan använda filtrering för att hitta det du söker. Öppna en enskild resa och välj Privat eller Tjänsteresa för att ändra klassificeringen. Det går även att ändra klassificeringen i appen.

För återkommande tider använder du fliken Klassificeringsregler för att schemalägga privat- och företagsresor. Det är en annan inställning än att ändra en enskild resa. Inställningen för enbart privat körning används bara när bilen alltid ska köras privat.

Manualen visar även användare, roller och avdelningar, där arbetsledarens åtkomst kan begränsas till rätt avdelning. Vilka funktioner som visas beror på era tjänster och användarens behörighet. Stäm av upplägget med Axentra innan ni börjar.

Så kommer du igång med Axentra

1. Skapa lösenordet via välkomstmejlet till administratören och logga in på kundkontot. Själva systemet kräver inloggning.

2. Installera batteri- eller OBD-sändaren enligt anvisningarna för er modell och ert fordon. Ta hjälp om du är osäker på installationen.

3. Öppna rätt fordon. Axentra har redan kopplat sändarens IMEI och förberett fordonet. Ersätt exempelregistreringsnumret med bilens riktiga nummer och fyll i mätarställning och biluppgifter.

4. Vänta tills rätt fordon står som Online och positionen stämmer. En lampa som lyser eller blinkar visar ström, men är inte i sig ett klartecken för provkörning. Gör därefter en kort provkörning och granska resan när du har stannat.

5. Kontrollera resans uppgifter och välj rätt kategori under Körjournal. Bestäm sedan vem som följer upp resorna och om ni behöver scheman under Klassificeringsregler. Kontakta Axentra om fordonet eller resan inte syns.

Vad är en elektronisk körjournal?

En elektronisk körjournal dokumenterar bilens resor digitalt, vanligtvis med hjälp av en enhet i fordonet eller en mobilapp. Beroende på lösningen kan exempelvis datum, körsträcka och start- och stoppadress registreras automatiskt.

Automatisk registrering är inte samma sak som en färdig körjournal. Föraren kan fortfarande behöva klassificera resan och komplettera syftet eller uppgifter om kunden. Kontrollera därför både vad systemet registrerar och vad ni behöver fylla i själva.

Privata resor och tjänsteresor – håll isär dem

En tydlig körjournal hjälper er att visa hur bilen har använts och att hålla privata resor åtskilda från tjänsteresor. Underlaget kan vara viktigt vid frågor om bilförmån, drivmedelsförmån och ersättning för resor i tjänsten.

Bestäm vem som klassificerar resorna och när de ska kontrolleras. En enkel veckorutin kan göra det lättare att komma ihåg resans syfte och upptäcka saknade uppgifter. Hur en resa ska bedömas beror på omständigheterna; fråga Skatteverket eller er redovisningskonsult om ni är osäkra.

Vilka uppgifter bör körjournalen innehålla?

Skatteverket rekommenderar mätarställning vid årets början och slut. Körjournalen bör även ha följande uppgifter. Kontrollera att lösningen låter er dokumentera och komplettera dem:

• Bilens registreringsnummer och aktuellt år.
• Datum och mätarställning vid resans start och slut.
• Antal kilometer samt start- och slutadress för varje resa.
• Resans ärende eller syfte.
• Besökta platser, företag eller kontaktpersoner – behövs inte vid privata resor.
• Anteckningar om bilförare och tankning eller laddning med mera.

Axentra registrerar datum, tider, start- och stoppadresser och körsträcka automatiskt. Resans syfte och andra uppgifter kompletterar föraren eller administratören.

OBD, batterianslutning eller app?

Vilken installation som passar beror på fordon och arbetssätt. OBD-enheter ansluts till diagnosuttaget, batterianslutna enheter passar när du vill ha annan placering, och appar kräver rätt behörigheter och rutiner.

En OBD-enhet ansluts till bilens diagnosuttag. Kontrollera att den passar fordonet och att placeringen inte är i vägen. Uttagets placering varierar mellan bilmodeller.

En batteriansluten eller fast installerad enhet kan vara ett alternativ när ni vill ha en annan placering. Fråga om installation, strömförsörjning och vad som krävs när enheten flyttas till ett nytt fordon.

En mobilbaserad lösning kan vara ett alternativ utan separat fordonsenhet. Kontrollera vilka behörigheter, inställningar och rutiner som krävs för att registreringen ska fungera. Be leverantören visa alternativen för just era fordon och ert arbetssätt.

Checklista inför köp 2026

Be om en demonstration med ett arbetsflöde som liknar er vardag. Ta gärna med både en förare och den som ansvarar för administrationen.

• Installation: passar lösningen era fordon och vem hjälper till att komma igång?
• Registrering och täckning: vad händer när GPS-signal eller mobilanslutning saknas?
• Användarvänlighet: hur klassificerar, kompletterar och granskar ni resorna?
• Export: går det att få ut ett användbart underlag för er redovisning?
• Totalkostnad: fråga om enhet, installation, abonnemang, moms, bindningstid och uppsägning.
• Support: när finns hjälp tillgänglig och hur kontaktar ni leverantören?
• Data: hur länge sparas olika uppgifter och vad händer med dem när avtalet avslutas?
• Integritet: vem får se resorna och hur hanteras privat körning?
• Tillväxt: hur lägger ni till fordon eller byter förare utan onödigt arbete?

GPS, personuppgifter och integritet

Positioneringsuppgifter som kan kopplas till en förare är personuppgifter. IMY betonar att arbetsgivaren behöver ett tydligt, lagligt syfte och måste följa GDPR. En körjournal för redovisning är inte ett generellt tillstånd att övervaka medarbetare.

Informera förarna om vilka uppgifter som samlas in, varför de behövs, vem som har tillgång till dem och hur länge de sparas. Begränsa åtkomsten och samla inte in mer information än vad syftet kräver.

Ta upp privat körning, behörigheter och lagring innan ni inför systemet. Lagring av körjournalsunderlag och detaljerad GPS-positionering är inte samma sak; kontrollera vilka regler och behov som gäller för respektive uppgift.

Tre rutiner som gör vardagen enklare

1. Utse en ansvarig. Bestäm vem som hjälper förarna och kontrollerar att uppgifter inte saknas.

2. Följ upp regelbundet. Granska resorna medan syftet fortfarande är färskt i minnet och rätta eventuella fel.

3. Testa exporten tidigt. Låt den som sköter redovisningen se ett exempel innan ni bestämmer hur underlagen ska användas.