Axentra: funktioner för körjournal, fordonsadministration och arbetsplanering

Körjournal – från körning till tydligt underlag

När sändaren är installerad och fordonet är igång i systemet registreras resorna automatiskt. Körjournalen visar bland annat datum, körsträcka samt start- och stoppadresser. Du kan hitta resor med filtrering och granska uppgifterna i efterhand.

Öppna en resa och välj Privat eller Tjänsteresa. Klassificeringen kan också ändras i appen. För återkommande tider finns scheman under Klassificeringsregler. Inställningen för enbart privat körning används bara när bilen alltid körs privat.

Körjournalsunderlag kan exporteras för vidare administration och redovisning. Ni behöver fortfarande kontrollera klassificeringen och komplettera resans syfte eller andra uppgifter som saknas. Automatisk registrering ersätter inte företagets ansvar för ett korrekt underlag.

Fordonsöversikt – rätt uppgifter på rätt bil

Kartvyn visar fordonens senaste position och Online-status.

Översikten samlar fordon, förare och körningar. Kartvyn hjälper er att se fordonens positioner; kontrollera rätt fordon och dess Online-status när ni börjar använda systemet.

I fordonsvyn fyller ni i registreringsnummer, mätarställning och biluppgifter. Ni kan också ange serviceintervall och välja ägare så att resorna skrivs på den personen. Rätt fordonsuppgifter gör det lättare att hålla ordning när flera bilar används.

Användare, roller och avdelningar

Bestäm vilka förare och arbetsledare som behöver tillgång till systemet. Manualen visar användare och roller samt hur arbetsledarens åtkomst kan begränsas till rätt avdelning.

Anpassad åtkomst hjälper er att fördela ansvar utan att alla behöver se samma information. Kom överens om vem som granskar resorna, hjälper förare och följer upp saknade uppgifter. Användning av positioneringsdata behöver ske med hänsyn till förarnas integritet.

Sändare och uppstart – så börjar ni

För fordonsmonterad registrering finns OBD- och batterianslutna sändare. Följ installationsanvisningarna för den modell och det fordon ni valt. Axentra har redan kopplat sändarens IMEI och förberett fordonet; ni ersätter exempelregistreringen och fyller i era egna biluppgifter.

Administratören skapar sitt lösenord via välkomstmejlet. När sändaren är installerad väntar ni tills rätt fordon står som Online och positionen stämmer. En lysande eller blinkande lampa visar ström men betyder inte i sig att uppstarten är klar.

Gör sedan en kort provkörning och granska den registrerade resan när bilen har stannat. Kontrollera fordon, datum, sträcka och kategori. Kontakta Axentra om något saknas eller verkar fel. Installation och uppstart varierar; använd inte systemet medan du kör.

Arbetsplanering – en separat del av plattformen

För företag som väljer arbetsplanering kan arbetsledaren planera scheman och fördela uppgifter per arbetare i webben. Arbetaren använder mobilappen för att dokumentera utfört arbete med foto och anteckningar.

Kundlistor kan importeras från Excel. Listor kan nollställas inför nästa runda och säsongens underlag laddas ner som Excel. Det hjälper arbetsledaren att följa upp vad som är gjort och vad som återstår.

Körjournal och arbetsplanering kan användas var för sig eller tillsammans. Att båda finns i plattformen betyder inte att arbetsplanering ingår i körjournalsabonnemangets frånpris.

Så kan systemet hjälpa er i vardagen

Föraren får ett tydligt moment: kontrollera resan och välj rätt kategori, i stället för att skriva hela resan från början. Administratören kan samla och granska underlaget och exportera det när det behövs.

Arbetsledaren kan kombinera fordonsöversikt med planeringsdelens uppgifter och dokumentation, om ni använder båda tjänsterna. Ett illustrativt exempel är ett serviceföretag där förare granskar dagens resor och arbetsledaren följer upp dokumenterade arbetsuppgifter. Det är ett exempel på arbetsflöde, inte ett kundcase eller en garanti om tidsbesparing.

Det här behöver ni göra själva

Fyll i rätt fordonsuppgifter, välj användarnas roller och kontrollera att första resan registreras. Bestäm en återkommande rutin för att granska kategorier och komplettera uppgifter.

Kontrollera vad er offert omfattar, inklusive sändare, installation, abonnemang, valda tjänster och villkor. Be om en demonstration där både en förare och den som sköter administrationen deltar. Axentra hjälper er att gå igenom frågor och komma vidare när något inte stämmer.